Bewaren mail & de AVG
Weet jij hoelang je zakelijke mail mag bewaren onder de AVG? ICT-jurist Arnoud Engelfriet geeft je inzicht in de bewaartermijnen en het categoriseren van mail t.b.v. de AVG.
De AVG stelt als een van haar beginselen dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan nodig voor het doel waarvoor je ze inzet. Er is dus eigenlijk geen bewaarplicht maar een vernietigplicht-tenzij. Motiveer maar waarom deze mail nog niet door de shredder is, anders mag ie per direct alsnog weg.
De vraag hoe lang je een bepaalde soort persoonsgegevens nodig hebt, is niet in algemene zin te beantwoorden. Al helemaal niet bij mail. Sommige mails kunnen eigenlijk direct weg (“wat was je 06 ook weer”), andere mails wil je langer bewaren (“top werk dit, niets op aan te merken”) en weer andere mails móet je bewaren (“hierbij ga ik akkoord met uw offerte”).
Ik durf de stelling dan ook wel aan dat wie het heeft over “bewaartermijnen van e-mail” zijn zaakjes niet goed op orde heeft. E-mail is geen aparte categorie verwerkingen, het is een middel om persoonsgegevens te transporteren. Daar boven onderscheid je pas die categorieën: kattebelletjes, memo’s, informatieve berichten, formele dossiercorrespondentie, rechtshandelingen, verzin ze maar. En voor díe categorieën kun je bewaartermijnen (oké, wistermijnen) vaststellen.
Verder lezen bij de bronLees ons boek
Gemeenten. Bewustzijn. Privacy.
Nieuwsbrief
Deze versturen we 3-4x per jaar.
Recente blogs
Meer recente berichten
Delen videobeelden van misdragingen werknemer vormen geen inbreuk op AVG | Verder lezen | |
Onderzoek Cisco: slechts 3 procent organisaties volledig voorbereid op cyberaanval | Verder lezen | |
2030: Een cyberveiligheid roadmap voor een veranderende wereld | Verder lezen | |
Vriendelijker ontvangst en meer privacy op vernieuwd Werkplein in raadhuis Amstelveen | Verder lezen | |
Onduidelijke privacy instellingen Apple verwarren zelfs academici | Verder lezen | |
EC zint op soepelere soevereiniteitsregels cloudmarkt | Verder lezen | |
TNO lanceert open source tool voor geautomatiseerde cybersecurity | Verder lezen | |
Raadsleden verdeeld over inzet AI | Verder lezen | |
Hoe zit het bij Chinese auto s met privacy, spionage en garantie? | Verder lezen | |
ENSIA onmisbaar bij informatieveiligheid gemeenten | Verder lezen |